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Tutoriel détaillé – Créer et gérer des notes de crédit dans TRYVYA

Ce tutoriel explique comment utiliser le menu Notes de crédit de TRYVYA pour corriger ou annuler tout ou partie d’une facture, dans le respect des règles comptables et de la transmission PEPPOL.

Notes de crédit

Guide complet, étape par étape

Comprendre l’utilité d’une note de crédit, accéder au module, rechercher, créer, compléter, contrôler la TVA, gérer les statuts, puis finaliser.

À quoi sert une note de crédit ?

Une note de crédit est un document comptable utilisé pour :

  • corriger une facture déjà émise,
  • rembourser un client,
  • annuler une partie ou la totalité d’un montant facturé,
  • régulariser une erreur de prix, de quantité ou de TVA.

À retenir

Elle est juridiquement liée à une facture existante et peut être envoyée via PEPPOL.

Étape 1 – Accéder au menu Notes de crédit

  1. 1

    Connexion

    Connectez-vous à TRYVYA.

  2. 2

    Ouvrir le module

    Dans le menu principal, cliquez sur Notes de crédit.

Résultat

Vous accédez à la liste de toutes les notes de crédit, avec leur statut et leur montant.

Étape 2 – Comprendre la liste des notes de crédit

Chaque ligne correspond à une note de crédit.

Colonnes affichées

  • Numéro : numéro unique de la note de crédit.
  • Client : client concerné par la correction.
  • Date : date de création de la note de crédit.
  • Échéance : date de remboursement ou de régularisation.
  • Total TVAC : montant total crédité.
  • Statut :
    • Brouillon : note en cours de rédaction.
    • Envoyée : note transmise au client.
    • Payée : remboursement effectué.
    • Annulée : note annulée.
    • Émise : note officiellement émise.
    • Partiellement émise : émission partielle (cas spécifiques).

Étape 3 – Rechercher une note de crédit

Utilisez les filtres situés en haut de la page.

Filtres

  • Recherche par numéro ou terme : saisissez un numéro ou un mot-clé.
  • Filtrer par client : saisissez le nom ou l’identifiant du client.
  • Filtrer par statut : affichez les notes de crédit selon leur état.

Boutons utiles

  • Actualiser : applique les filtres.
  • Réinitialiser : efface les filtres.
  • Détacher : ouvre la liste dans une nouvelle fenêtre.

Étape 4 – Actions possibles sur une note de crédit

Dans la colonne Actions :

Actions

  • Voir : consulte la note de crédit.
  • Modifier : modifie la note de crédit tant qu’elle est en brouillon.
  • Supprimer : supprime définitivement la note de crédit.

Point d’attention

Une note de crédit envoyée ou émise ne doit plus être modifiée.

Étape 5 – Créer une nouvelle note de crédit

  1. 1

    Créer

    Cliquez sur Nouvelle note de crédit.

  2. 2

    Écran d’encodage

    L’écran d’encodage s’ouvre. Il permet de définir les informations générales, les lignes créditées, la TVA et le statut.

Étape 6 – Compléter les informations générales

Champs

  • Numéro : généré automatiquement par TRYVYA.
  • Journal : journal spécifique aux notes de crédit (ex. NC), préconfiguré par défaut.
  • Client : sélectionnez le client concerné par la correction (ou créez-en un si nécessaire).
  • Date : date d’émission de la note de crédit.
  • Statut : laissez sur Brouillon tant que la note n’est pas finalisée.

Étape 7 – Ajouter les lignes de la note de crédit

Les lignes représentent les montants crédités au client.

Structurer la note

  • des titres de section,
  • des sous-titres,
  • des lignes de correction.

Pour chaque ligne

  1. Indiquez la description (ex. “Correction facture n°…”).
  2. Renseignez la quantité.
  3. Sélectionnez l’unité.
  4. Indiquez le prix unitaire (montant à créditer).
  5. Appliquez une remise si nécessaire.
  6. Sélectionnez le code TVA.

Les montants doivent correspondre exactement à la correction à effectuer.

Étape 8 – Vérifier la ventilation TVA

La section Ventilation TVA affiche :

  • le total HTVA crédité,
  • la TVA correspondante,
  • le total TVAC crédité.

Crucial pour

  • la cohérence comptable,
  • la conformité TVA,
  • la validité PEPPOL.

Étape 9 – Documents liés

Cette zone affiche :

  • la facture liée (si renseignée),
  • les documents associés à la note de crédit,
  • l’état de régularisation.

Objectif

Garder une traçabilité complète.

Étape 10 – Gérer le statut de la note de crédit

Statuts disponibles

  • Brouillon : note en préparation.
  • Envoyée : note transmise au client (par e-mail ou PEPPOL).
  • Émise : note officiellement enregistrée.
  • Partiellement émise : cas spécifiques de régularisation partielle.
  • Payée : le remboursement a été effectué.
  • Annulée : la note n’est plus valide.

Conseil

Mettez à jour le statut pour refléter la situation réelle.

Étape 11 – Enregistrer, imprimer et envoyer

En bas de l’écran :

Actions

  • Enregistrer : sauvegarde la note de crédit.
  • Imprimer : génère un document PDF.
  • Détacher : ouvre dans une nouvelle fenêtre.

PEPPOL

Selon votre configuration, la note de crédit peut être envoyée via PEPPOL.

Bonnes pratiques

  • Toujours référencer la facture corrigée.
  • Vérifier les montants et la TVA avant émission.
  • Ne pas modifier une note de crédit envoyée.
  • Utiliser les statuts pour un suivi clair.