Guide complet, étape par étape
À quoi sert le menu Factures ?
Le menu Factures est le cœur du processus de facturation dans TRYVYA. Il permet de :
- créer des factures clients,
- transformer des devis, commandes ou bons de livraison en factures,
- suivre les paiements,
- envoyer les factures via le réseau PEPPOL ou par e-mail,
- gérer les annulations et paiements partiels.
Étape 1 – Accéder au menu Factures
-
1
Connexion
Connectez-vous à TRYVYA.
-
2
Ouvrir le module
Dans le menu principal, cliquez sur Factures.
Résultat
Vous accédez à la liste de toutes vos factures, avec leur statut comptable et leur statut PEPPOL.
Étape 2 – Comprendre la liste des factures
Chaque ligne correspond à une facture client.
Colonnes affichées
- Numéro
- Client
- Date
- Échéance
- Total TVAC
- Statut
- Statut PEPPOL
Statuts disponibles
- Brouillon
- Envoyée
- Payée
- Partiellement payée
- Annulée
Étape 3 – Rechercher une facture
Les filtres situés en haut de la page permettent de retrouver rapidement une facture.
Filtres
- Recherche par numéro ou terme
- Filtrer par client
- Filtrer par statut
Boutons utiles
- Actualiser
- Réinitialiser
- Détacher
Étape 4 – Actions possibles sur une facture
Dans la colonne Actions :
- Voir : consulter la facture
- Modifier : modifier la facture si brouillon
- Supprimer : supprimer la facture (si autorisé)
Étape 5 – Créer une nouvelle facture
Cliquez sur Nouvelle facture.
L’écran d’encodage permet de compléter :
- informations générales,
- données de paiement,
- lignes de facture,
- TVA,
- actions finales.
Étape 6 – Informations générales
- Numéro automatique
- Journal
- Client
- Date facture
- Échéance
- Statut Brouillon
Étape 7 – Informations de paiement (PEPPOL)
- Référence commande client
- Référence de paiement
- Communication structurée
- IBAN / BIC
- Identifiant PEPPOL du client
- Schéma PEPPOL
Étape 8 – Conditions de paiement
Exemples :
- NET 15
- NET 30
- Comptant
L’échéance est calculée automatiquement.
Étape 9 – Lignes de facture
Pour chaque ligne :
- Description
- Quantité
- Unité
- Prix unitaire
- Remise
- TVA
Les totaux sont calculés automatiquement.
Étape 10 – Vérifier montants et TVA
Contrôlez :
- Total HTVA
- TVA par taux
- Total TVAC
Important
Cette étape est indispensable avant envoi.
Étape 11 – Envoyer ma facture
En bas de la facture :
- Envoyer
- Aperçu PDF
- Télécharger UBL
- Imprimer
Cas 1 – Client connecté à PEPPOL
Si votre client dispose d’un identifiant PEPPOL valide :
Utilisez Envoyer via PEPPOL.
Avantages :
- envoi sécurisé
- traçabilité automatique
- suivi de réception
- conforme à la facturation électronique
Cas 2 – Client NON connecté à PEPPOL
Si votre client n’est pas sur PEPPOL :
Il faut faire 2 actions importantes :
-
1
Envoyer la facture par e-mail
Transmettez la facture PDF au client par mail.
-
2
Envoyer la facture vers Documents
Ajoutez également la facture dans le menu Documents.
Pourquoi c’est important ?
- un suivi centralisé,
- une trace dans TRYVYA,
- un bon suivi comptable,
- un historique complet,
- une meilleure gestion des exports.
À retenir : Client hors PEPPOL = Mail + Documents
Étape 12 – Documents liés
Cette zone permet de consulter :
- devis liés,
- bons de livraison,
- anciennes factures,
- solde restant à facturer.
Étape 13 – Gérer le statut de la facture
Statuts :
- Brouillon
- Envoyée
- Payée
- Partiellement payée
- Annulée
Conseil
Mettez à jour le statut après chaque paiement reçu.
Bonnes pratiques
- Toujours vérifier les données PEPPOL avant l’envoi.
- Client non PEPPOL : Mail + Documents.
- Ne pas modifier une facture envoyée.
- Utiliser une note de crédit pour corriger.
- Mettre à jour les statuts régulièrement.