Consultation, filtres, affichage, contrôle et suivi des statuts
À quoi sert le menu Documents ?
Le menu Documents permet de :
- visualiser les factures et documents entrants,
- visualiser les factures sortantes et PEPPOL,
- rechercher rapidement un document par fournisseur, client ou référence,
- filtrer les documents par période, paiement, source ou statut,
- suivre l’état de traitement,
- préparer le suivi et l’export comptable.
À retenir
C’est l’écran principal de gestion de tous les documents entrants et sortants.
Étape 1 – Accéder au menu Documents
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Connexion
Connectez-vous à TRYVYA.
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Ouvrir le module
Cliquez sur Documents dans le menu principal.
Résultat
Vous accédez à la liste complète des documents de l’entreprise.
Étape 2 – Comprendre le tableau de bord
En haut de la page, un bandeau de synthèse permet de suivre en un coup d’œil les indicateurs principaux.
Indicateurs affichés
- Total documents : nombre total de documents présents.
- Sélection : nombre de documents actuellement sélectionnés.
- Échéances dépassées : documents dont la date d’échéance est dépassée.
- À compléter : documents incomplets nécessitant une correction.
- PEPPOL (E/S) : nombre de documents PEPPOL entrants et sortants.
Étape 3 – Déposer un document manuellement
La section Déposer un document permet d’ajouter un document entrant.
Procédure
- Cliquez sur Choisir des fichiers.
- Sélectionnez un ou plusieurs fichiers (PDF, image, etc.).
- Choisissez un dossier comptable.
- Indiquez une nature comptable.
- Cliquez sur Ajouter.
Point d’attention
Les documents déposés doivent ensuite être vérifiés et complétés si des champs obligatoires sont manquants.
Étape 4 – Comprendre les filtres
Les filtres permettent d’affiner la liste et de retrouver rapidement les bons documents.
Factures PEPPOL
- Toutes : affiche tous les documents.
- Entrant : affiche uniquement les documents reçus via PEPPOL.
- Sortant : affiche uniquement les documents envoyés.
- Dépôt : affiche uniquement les documents ajoutés manuellement.
Autres filtres
- Dossier comptable : permet de filtrer selon un dossier spécifique.
- Paiement : Tous, À payer, Payé.
- Statut d’export : Tous, À exporter, Exporté.
- Tri date facture : du plus récent au plus ancien ou inversement.
- Réinitialiser : efface tous les filtres actifs.
- Filtres avancés : affiche des filtres supplémentaires selon votre configuration.
Étape 5 – Modes d’affichage
TRYVYA propose plusieurs façons d’afficher les documents selon votre besoin de lecture ou de contrôle.
Tableau
- Affiche les documents dans une vue en colonnes.
- Pratique pour trier, filtrer et comparer rapidement.
- Lecture efficace pour le suivi quotidien.
Galerie
- Affiche les documents sous forme de vignettes avec prévisualisation.
- Utile pour repérer rapidement le bon document.
- Permet un contrôle visuel plus immédiat.
Activer aperçu
Cette option ouvre un panneau de prévisualisation à droite de la liste.
- visualiser le document sans quitter la liste,
- zoomer ou faire défiler les pages,
- contrôler rapidement le contenu avant modification.
Étape 6 – Comprendre la liste des documents
Chaque ligne correspond à un document.
Colonnes affichées
- Référence
- Montant TVAC
- Montant TVA
- Paiement
- Canal
- Format
- Source
- Date comptable
- Fournisseur / client
- Export
Étape 7 – Modifier un document
Dans la colonne Actions, plusieurs options sont disponibles.
Modifier
Permet de corriger ou compléter les informations du document :
- date,
- TVA,
- nature,
- montant,
- fournisseur / client,
- référence.
Autres actions
- Voir : affiche le document.
- Supprimer : supprime le document.
Étape 8 – Gérer les actions sur une sélection
Vous pouvez traiter plusieurs documents en une seule opération.
Sélection
- Cochez un ou plusieurs documents.
- Utilisez Tout sélectionner si nécessaire.
Actions disponibles
- Paiement : marquer comme payé ou remettre à payer.
- Export : marquer comme à exporter ou exporter selon le workflow.
- Suppression : supprimer les documents sélectionnés.
Étape 9 – Comprendre les statuts
Paiement
- À payer : document non réglé.
- Payé : document réglé.
Canal
- PEPPOL : document transmis via le réseau PEPPOL.
- Sortant : document envoyé.
- Dépôt : document ajouté manuellement.
Statut principal
- Envoyé : document transmis avec succès.
- Accepté par le client : le destinataire a bien reçu ou accepté le document.
- PEPPOL erreur : une erreur de transmission est détectée.
- À compléter : informations obligatoires manquantes.
Export
- À exporter : document en attente d’export comptable.
- Exporté : document déjà exporté.
Étape 10 – OCR et PEPPOL
OCR
- Analyse automatique du document.
- Extraction possible du fournisseur, de la date, du montant et du numéro de facture.
- Les données détectées doivent toujours être vérifiées.
PEPPOL
- Échange de factures entre entreprises de manière structurée.
- Transmission rapide et fiable.
- Données normalisées et plus simples à exploiter.
- Prêt pour l’export comptable si le document est complet.
Bonnes pratiques
- Utiliser les filtres pour simplifier les recherches.
- Vérifier les documents OCR avant validation.
- Utiliser l’aperçu pour contrôler plus vite les pièces.
- Vérifier le dossier comptable, la nature, le montant et la TVA.
- Corriger rapidement les documents marqués À compléter.
- Mettre à jour régulièrement le statut de paiement.