Réception, contrôle, classement et export comptable
À quoi sert le menu Documents ?
Le menu Documents permet de :
- réceptionner des factures fournisseurs (PEPPOL, OCR, upload),
- vérifier et compléter les données obligatoires,
- classer les documents par nature comptable,
- suivre leur statut de paiement,
- préparer l’export vers la comptabilité.
À retenir
C’est une liste unifiée, quel que soit le mode d’entrée du document.
Étape 1 – Accéder au menu Documents
-
1
Connexion
Connectez-vous à TRYVYA.
-
2
Ouvrir le module
Cliquez sur Documents dans le menu principal.
Résultat
Vous accédez à la liste de tous les documents entrants.
Étape 2 – Comprendre la zone de filtres
La partie supérieure permet de filtrer finement les documents.
Filtres disponibles
- Fournisseur : recherchez un document par fournisseur.
- Période (du / au) : filtrez par date de facture.
- Nature :
- Investissement
- Biens
- Services
- Charge générale
- Autre
- Source :
- PEPPOL : facture reçue électroniquement
- Dépôt : document uploadé manuellement
- Dépôt (legacy) : ancien mode de dépôt
- OCR : document analysé automatiquement
- E-mail : document reçu par mail
- Paiement : À payer / Payé
- Statut d’export : Reçu / En attente d’export / Exporté / Erreur d’export
- Recherche libre : par fournisseur, numéro de facture, etc.
Boutons
- Actualiser : applique les filtres
- Réinitialiser : efface tous les filtres
Étape 3 – Déposer un document manuellement
La section Déposer un document permet d’ajouter un document fournisseur.
Procédure
- Cliquez sur Choisir un fichier.
- Sélectionnez le document (PDF, image, etc.).
- Sélectionnez :
- un dossier comptable,
- une nature (obligatoire).
- Cliquez sur Déposer.
Point d’attention
Tant que la nature ou les champs obligatoires ne sont pas complétés, le document reste à compléter.
Étape 4 – Comprendre la liste des documents
Chaque ligne correspond à un document fournisseur.
Colonnes affichées
- Date facture
- Destinataire (fournisseur)
- N° facture
- Montant TVAC
- Échéance
- Nature
- Paiement
- Source
- Statut d’export
Alerte possible
Statut « À compléter » si nature, date ou montant manquent.
Étape 5 – Modifier un document
Dans la colonne Actions :
- Modifier : permet de compléter ou corriger :
- la date,
- le montant,
- la nature,
- l’échéance,
- le fournisseur.
- Voir : affiche le document.
- Supprimer : supprime le document.
Rappel
Un document doit être complet avant export comptable.
Étape 6 – Gérer les actions sur une sélection
TRYVYA permet le traitement en masse.
Sélection
- Cochez un ou plusieurs documents.
- Ou cliquez sur Tout sélectionner.
Actions disponibles
- Marquer comme payé : met à jour le statut de paiement.
- Paiement → Changer : passe plusieurs documents à Payé ou À payer.
- Export → Changer : prépare les documents pour l’export comptable.
- Supprimer : supprime les documents sélectionnés.
Étape 7 – Comprendre les statuts d’export
- Reçu : document présent dans TRYVYA.
- En attente d’export : document prêt à être exporté vers la comptabilité.
- Exporté : document transmis avec succès.
- Erreur d’export : problème détecté (données manquantes, format incorrect).
Conseil
En cas d’erreur, ouvrez le document et complétez les champs manquants.
Étape 8 – Rôle de l’OCR et de PEPPOL
OCR
- Analyse automatique du document : fournisseur, date, montant, numéro de facture.
Les données OCR doivent toujours être vérifiées.
PEPPOL
- Données reçues de manière structurée.
- Fiabilité maximale.
- Prêt à l’export sans ressaisie (si complet).
Bonnes pratiques
- Toujours définir la nature comptable.
- Vérifier les documents OCR avant export.
- Utiliser les filtres pour le suivi mensuel.
- Traiter les erreurs d’export rapidement.
- Marquer les documents comme payés après règlement réel.