Guide complet, étape par étape
À quoi sert le menu Clients ?
Le menu Clients centralise toutes les informations légales, administratives et de contact de vos clients. Ces données sont réutilisées automatiquement dans :
- les devis,
- les commandes,
- les bons de livraison,
- les factures,
- les notes de crédit,
- les envois PEPPOL.
Pourquoi c’est important
Une fiche client correctement complétée garantit une facturation conforme, des documents corrects et des échanges PEPPOL sans erreur.
Étape 1 – Accéder au menu Clients
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1
Connexion
Connectez-vous à TRYVYA.
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2
Ouvrir le module
Dans le menu principal, cliquez sur Clients.
Résultat
Vous accédez à la liste de tous les clients enregistrés.
Étape 2 – Comprendre la liste des clients
Chaque ligne correspond à un client.
Colonnes affichées (configurables)
- Nom : nom de l’entreprise ou du client.
- Code client : identifiant interne.
- N° entreprise
- N° TVA
- IBAN
- Adresse (rue, numéro, CP, localité, pays)
- Téléphone / GSM
- En cours :
- nombre de devis actifs,
- nombre de factures en cours.
Action rapide
À droite de chaque ligne, Modifier permet d’accéder à la fiche client.
Étape 3 – Filtrer et personnaliser l’affichage
Filtrer la liste
Cliquez sur Filtrer pour rechercher un client par :
- nom,
- code client,
- numéro de TVA,
- localité, etc.
Choisir les colonnes visibles
- Cliquez sur Colonnes.
- Cochez ou décochez les champs à afficher (IBAN, TVA, adresse, téléphone, etc.).
Astuce : adaptez l’affichage selon votre rôle (administratif, comptable, commercial).
Étape 4 – Créer un nouveau client
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Nouveau
Cliquez sur Nouveau client.
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Formulaire
Le formulaire de création s’ouvre.
Étape 5 – Remplir automatiquement via le registre BCE (Belgique)
Si votre client est une entreprise belge :
- Cliquez sur Remplir via le registre (BCE).
- Saisissez le numéro TVA ou BCE.
- TRYVYA récupère automatiquement : le nom légal, l’adresse officielle et le numéro d’entreprise.
Recommandation
Cela permet de limiter les erreurs légales et TVA.
Étape 6 – Compléter les informations générales du client
Champs principaux
- Nom * : nom de l’entreprise ou du client (champ obligatoire).
- N° TVA / CBE : indispensable pour la facturation TVA et l’envoi PEPPOL.
- Code client : code interne libre (ex. CLI-0001), utile pour la gestion interne.
- N° d’entreprise : numéro officiel de l’entreprise.
Étape 7 – Compléter l’adresse du client
Renseignez :
- Rue
- Numéro
- Code postal
- Localité
- Pays
Point d’attention
Le pays est essentiel pour la TVA, les règles PEPPOL et la conformité légale.
Étape 8 – Renseigner les coordonnées de contact
Champs
- Téléphone (fixe) : numéro principal de contact.
- GSM (mobile) : contact direct.
- Email : adresse utilisée pour l’envoi des documents et les notifications.
Conseil
Vérifiez toujours l’adresse e-mail avant d’envoyer une facture.
Étape 9 – Compléter les informations financières
Informations
- IBAN : compte bancaire du client (si requis), utile dans certains flux comptables.
- Site web : information facultative, utile à titre informatif.
Étape 10 – Gérer les adresses de livraison
La section Adresses de livraison permet d’ajouter plusieurs adresses pour un même client.
Fonctionnement
Les adresses peuvent être sélectionnées rapidement dans :
- commandes,
- bons de livraison.
Point d’attention
Les adresses de livraison peuvent être ajoutées après l’enregistrement du client.
Étape 11 – Enregistrer le client
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Enregistrer
Cliquez sur Enregistrer.
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Disponibilité
Le client est maintenant disponible dans : devis, commandes, livraisons, factures et notes de crédit.
Bonnes pratiques
- Toujours vérifier le numéro TVA avant facturation.
- Utiliser la BCE pour les entreprises belges.
- Compléter le pays pour éviter les erreurs PEPPOL.
- Ajouter les adresses de livraison pour les clients réguliers.
- Garder les coordonnées à jour.