Aide en ligne

Tutoriel détaillé – Créer et gérer une commande dans TRYVYA

Ce tutoriel explique comment utiliser la fonctionnalité Commandes de TRYVYA, depuis la consultation des commandes existantes jusqu’à la création, le suivi et la mise à jour de leur statut (confirmation, livraison, annulation).

Commandes

Guide complet, étape par étape

Accédez au module, recherchez une commande, créez une nouvelle commande, gérez la livraison, contrôlez la TVA, puis finalisez.

Étape 1 – Accéder au menu Commandes

  1. 1

    Connexion

    Connectez-vous à votre interface TRYVYA.

  2. 2

    Ouvrir le module

    Dans le menu principal, cliquez sur Commandes.

Résultat

Vous accédez à la page de gestion des commandes, qui regroupe toutes les commandes clients, quel que soit leur état d’avancement.

Étape 2 – Comprendre la liste des commandes

Chaque ligne de la liste correspond à une commande client.

Colonnes affichées

  • Numéro : numéro unique de la commande, généré automatiquement.
  • Client : client concerné par la commande.
  • Date : date de création de la commande.
  • Total : montant total de la commande.
  • Statut : état actuel de la commande :
    • Brouillon : commande en cours de préparation.
    • Confirmée : commande validée.
    • Partiellement livrée : une partie des lignes a été livrée.
    • Livrée : commande entièrement livrée.
    • Annulée : commande annulée.

Étape 3 – Rechercher une commande existante

Les filtres en haut de la page permettent de retrouver rapidement une commande.

Filtres

  • Recherche par numéro : saisissez un numéro de commande dans le champ Recherche.
  • Filtrer par client : indiquez le nom, le numéro de TVA ou l’e-mail du client.
  • Filtrer par période : sélectionnez une date Du / Au pour filtrer par date de commande.
  • Filtrer par statut : affichez uniquement les commandes correspondant à un statut précis.

Boutons disponibles

  • Actualiser : applique les filtres.
  • Réinitialiser : efface tous les filtres.
  • Détacher : ouvre la liste des commandes dans une nouvelle fenêtre.

Étape 4 – Actions possibles sur une commande

Dans la colonne Actions, plusieurs icônes sont disponibles :

Actions

  • Voir : consulte la commande en lecture seule.
  • Modifier : modifie la commande (selon son statut).
  • Supprimer : supprime définitivement la commande (action irréversible).

Étape 5 – Créer une nouvelle commande

  1. 1

    Créer

    Cliquez sur Nouvelle commande.

  2. 2

    Écran d’encodage

    L’écran d’encodage de la commande s’ouvre. Il permet de définir les informations générales, la livraison, les lignes de commande et le statut.

Étape 6 – Renseigner les informations générales

Champs

  • Numéro de commande : généré automatiquement (basé sur votre configuration interne).
  • Journal : journal comptable utilisé pour la commande (généralement défini par défaut).
  • Client : sélectionnez un client existant ou cliquez sur Nouveau pour le créer.
  • Date de commande : date officielle (référence administrative).

Étape 7 – Gérer les dates et informations de livraison

Livraison prévue

  • Indiquez la date estimée de livraison.
  • Cette information permet d’anticiper le suivi logistique.

Adresse de livraison

  • Sélectionnez une adresse existante liée au client,
  • ou complétez manuellement : adresse, numéro, code postal, localité, pays.

Notes

  • Ajoutez des informations internes : instructions spécifiques, remarques logistiques, contraintes client.

Étape 8 – Comprendre et gérer les statuts de commande

Le statut est essentiel pour le suivi opérationnel.

Liste des statuts disponibles

  • Brouillon : la commande n’est pas encore validée (modifiable librement).
  • Confirmée : la commande est validée et engage l’entreprise.
  • Partiellement livrée : une partie des produits ou services a été livrée.
  • Livrée : la commande est entièrement exécutée.
  • Annulée : la commande est annulée et ne sera plus traitée.

Conseil

Mettez à jour le statut régulièrement pour garder une vision claire de l’avancement.

Étape 9 – Ajouter les lignes de commande

Structurer la commande

  • ajouter des titres de section,
  • des sous-titres,
  • des lignes de produits ou services.

Pour chaque ligne

  1. Sélectionnez ou décrivez le produit / service.
  2. Indiquez la quantité.
  3. Choisissez l’unité.
  4. Renseignez le prix unitaire.
  5. Ajoutez une remise si nécessaire.
  6. Sélectionnez le code TVA.

Les totaux sont recalculés automatiquement.

Étape 10 – Vérifier la ventilation TVA

La section Ventilation TVA affiche :

  • le total HTVA,
  • la TVA par taux,
  • le total TVAC.

Essentiel pour

  • la cohérence comptable,
  • la facturation ultérieure,
  • la conformité légale.

Étape 11 – Documents liés

Cette section permet de visualiser :

  • les documents associés à la commande,
  • les éventuelles factures liées,
  • l’état de facturation.

Elle facilite le suivi commande → facture.

Étape 12 – Enregistrer et finaliser la commande

En bas de l’écran, plusieurs actions sont disponibles :

Actions

  • Enregistrer : sauvegarde la commande.
  • Imprimer : génère une version imprimable.
  • Détacher : ouvre la commande dans une nouvelle fenêtre.

Bonnes pratiques

  • Utiliser le statut Brouillon tant que la commande n’est pas confirmée.
  • Mettre à jour le statut après chaque étape de livraison.
  • Vérifier l’adresse de livraison avant confirmation.
  • Structurer les lignes pour une meilleure lisibilité.

Différence entre devis et commande (rappel)

  • Devis : proposition commerciale (non engageante).
  • Commande : engagement ferme, avec suivi de livraison.