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Tutoriel détaillé – Créer, gérer et envoyer des factures dans TRYVYA

Ce tutoriel explique comment utiliser le menu Factures de TRYVYA pour créer des factures conformes, les suivre, les envoyer via PEPPOL et gérer leur statut de paiement.

Factures

Guide complet, étape par étape

Créer une facture, comprendre la liste, rechercher, éditer, renseigner les champs PEPPOL, vérifier TVA, puis finaliser et suivre les statuts.

À quoi sert le menu Factures ?

Le menu Factures est le cœur du processus de facturation dans TRYVYA. Il permet de :

  • créer des factures clients,
  • transformer des devis, commandes ou bons de livraison en factures,
  • suivre les paiements,
  • envoyer les factures via le réseau PEPPOL,
  • gérer les annulations et paiements partiels.

Étape 1 – Accéder au menu Factures

  1. 1

    Connexion

    Connectez-vous à TRYVYA.

  2. 2

    Ouvrir le module

    Dans le menu principal, cliquez sur Factures.

Résultat

Vous accédez à la liste de toutes vos factures, avec leur statut comptable et leur statut PEPPOL.

Étape 2 – Comprendre la liste des factures

Chaque ligne correspond à une facture client.

Colonnes affichées

  • Numéro : numéro unique de la facture.
  • Client : client facturé.
  • Date : date d’émission de la facture.
  • Échéance : date limite de paiement.
  • Total TVAC : montant total à payer.
  • Statut :
    • Brouillon : facture en préparation.
    • Envoyée : facture transmise au client.
    • Payée : facture totalement réglée.
    • Partiellement payée : paiement partiel reçu.
    • Annulée : facture annulée.
  • Statut PEPPOL :
    • Created : facture créée.
    • Sent : facture envoyée via PEPPOL.

Étape 3 – Rechercher une facture

Les filtres situés en haut de la page permettent de retrouver rapidement une facture.

Filtres

  • Recherche par numéro ou terme : saisissez un numéro de facture ou un mot-clé.
  • Filtrer par client : indiquez le client concerné.
  • Filtrer par statut : affichez les factures selon leur état.

Boutons utiles

  • Actualiser : applique les filtres.
  • Réinitialiser : efface les filtres.
  • Détacher : ouvre la liste dans une nouvelle fenêtre.

Étape 4 – Actions possibles sur une facture

Dans la colonne Actions :

Actions

  • Voir : consulte la facture.
  • Modifier : modifie la facture tant qu’elle est en brouillon.
  • Supprimer : supprime définitivement la facture (si autorisé).

Point d’attention

Une facture envoyée ou payée ne doit plus être modifiée.

Étape 5 – Créer une nouvelle facture

  1. 1

    Créer

    Cliquez sur Nouvelle facture.

  2. 2

    Écran d’encodage

    L’écran d’encodage s’ouvre. Il regroupe : informations générales, données de paiement, lignes de facture, TVA et actions finales.

Étape 6 – Compléter les informations générales

Champs

  • Numéro : généré automatiquement.
  • Journal : journal de facturation (ex. FAC).
  • Client : sélectionnez un client existant, ou créez un nouveau client.
  • Date facture : date officielle d’émission.
  • Échéance : date limite de paiement (calculée automatiquement selon les conditions de paiement).
  • Statut : laissez sur Brouillon tant que la facture n’est pas finalisée.

Étape 7 – Renseigner les informations de paiement (PEPPOL)

TRYVYA intègre les champs requis pour la facturation électronique.

Champs PEPPOL / paiement

  • Référence commande client (PEPPOL) : référence fournie par le client (si obligatoire).
  • Référence de paiement libre : communication utilisée pour le virement.
  • Communication structurée (banque) : générée automatiquement, recommandée pour faciliter le rapprochement bancaire.
  • IBAN / BIC : coordonnées bancaires du bénéficiaire.
  • Identifiant PEPPOL du destinataire : identifiant officiel du client sur le réseau PEPPOL.
  • Schéma PEPPOL : détermine le format d’échange utilisé.

Étape 8 – Définir les conditions de paiement

  • Exemples : NET 15, NET 30, paiement comptant.
  • L’échéance est calculée automatiquement à partir de la date de facture.

Étape 9 – Ajouter les lignes de facture

Structurer la facture

  • titres de section,
  • sous-titres,
  • lignes de facturation.

Pour chaque ligne

  1. Description du produit ou service.
  2. Quantité.
  3. Unité.
  4. Prix unitaire.
  5. Remise éventuelle.
  6. Code TVA (ex. 21 %).

Les totaux sont calculés automatiquement.

Étape 10 – Vérifier les montants et la TVA

La section Ventilation TVA affiche :

  • le total HTVA,
  • la TVA par taux,
  • le total TVAC.

Important

Cette étape est essentielle avant l’envoi de la facture.

Étape 11 – Documents liés

Cette zone permet de visualiser :

  • les devis associés,
  • les bons de livraison liés,
  • les factures précédentes,
  • le solde restant à facturer.

Objectif

Garantir une traçabilité complète.

Étape 12 – Finaliser la facture

En bas de l’écran :

Actions

  • Enregistrer : sauvegarde la facture.
  • Aperçu PDF : visualise le rendu final.
  • Envoyer : envoie la facture au client.
  • Télécharger UBL : génère le fichier PEPPOL.
  • Imprimer : imprime la facture.
  • Détacher : ouvre la facture dans une nouvelle fenêtre.

Étape 13 – Gérer le statut de la facture

Statuts disponibles :

  • Brouillon
  • Envoyée
  • Payée
  • Partiellement payée
  • Annulée

Conseil

Mettez à jour le statut en fonction des paiements reçus.

Bonnes pratiques

  • Toujours vérifier les données PEPPOL avant l’envoi.
  • Ne pas modifier une facture envoyée.
  • Utiliser les notes de crédit pour toute correction.
  • Mettre à jour les statuts pour un suivi fiable.